10 funzioni di Google Calendar che cambieranno il tuo modo di lavorare

Lavorare da remoto o come libera professionista è praticamente impossibile senza avere un calendario delle attività: è la nostra ancora di salvezza!

In questo articolo ti parlerò di Google Calendar e ti svelerò tutte le funzioni che non si usano comunemente ma che sono enormemente utili per chi lavora da remoto e vuole semplificare e organizzare le attività lavorative e personali.

Anche se preferisci utilizzare una classica agenda cartacea per annotare tutti i tuoi impegni o se, al contrario, sei sempre alla ricerca di nuove app calendario, ti consiglio di coordinare le tue attività lavorative principali con Google Calendar.

Molto probabilmente l'hai già utilizzato o lo stai già usando, se invece non l'hai mai provato puoi creare gratuitamente un account Google e lo troverai all'interno della GSuite.

Ecco le 10 funzioni più utili di Google Calendar

1. Condivisione dei calendari

Se lavori in un team di persone ti sarà molto utile la funzione di Condivisione Calendario.

Apri le impostazioni di un singolo calendario e qui troverai l'opzione per condividerlo con chi vuoi: basta inserire l'indirizzo mail.

Allo stesso modo puoi vedere il calendario dei tuoi colleghi inserendo la loro mail nella barra di sinistra e richiedendo l'accesso al loro calendario, ovviamente dovrai aspettare che approvino la tua richiesta.

2. Gestione contemporanea di tutti i tuoi calendari

Puoi avere tutti i tuoi appuntamenti organizzati nello stesso calendario: sia quelli lavorativi che quelli privati.

Hai più opzioni per farlo: puoi creare due calendari diversi e scegliere di visualizzarli alternativamente o contemporaneamente.

Puoi anche utilizzare lo stesso calendario e inserire un evento come privato, in modo che non sia visibile se usi un calendario condiviso. In questo modo Google Calendar mostrerà solo che sei "occupata" in quella fascia oraria.

Ecco come inserire un evento che non vuoi che vedano tutti nel tuo calendario:

Quando crei l'evento clicca su "Altre Opzioni"

Fai click su "Visibilità Predefinita" e scegli "Privato"

Salva le impostazioni.

3. Ricevi la tua agenda giornaliera via mail

Quando hai una giornata piena di impegni puoi sfruttare un'altra funzione utilissima di Google Calendar: ricevere una mail con l'elenco di tutti gli appuntamenti della giornata.

Ecco come attivarla:

Fai click sull'ingranaggio e poi su "Impostazioni"

Nella barra a sinistra vai su "Impostazioni per i miei calendari" e clicca sul tuo calendario. Successivamente, scorri verso il basso fino ad "Altre notifiche".

In "Agenda giornaliera" scegli "Email"

Le e-mail verranno inviate all’indirizzo di posta del tuo account Google.

4. Pianificazione web-meeting integrata

Se ti trovi a dover pianificare vari web-meeting durante la giornata questa opzione ti farà risparmiare molto tempo e non dovrai utilizzare ulteriori software.

Infatti puoi pianificare una riunione virtuale su Google Meet (l’app di teleconferenza gratuita di Google) direttamente da Google Calendar, inserirla nel tuo calendario e condividerla con chi vuoi.

La persona invitata alla riunione troverà facilmente il collegamento all'evento nel proprio calendario.

5. Aggiungi documenti allegati

Ti capita mai di avere alcuni documenti da condividere prima o durante una riunione?

Anziché mandare una mail a parte, puoi semplicemente aggiungere i documenti direttamente all'interno dell'invito alla riunione che hai pianificato.

In questo modo, sai per certo che tutti gli invitati alla riunione possono accedere comodamente ai documenti che hai condiviso con loro, senza dover dare ulteriori istruzioni.

Ecco come impostarlo:

Clicca sul giorno in cui vuoi creare un evento.

Clicca sulla clips e carica l'allegato direttamente dal tuo computer oppure da Google Drive.

6. Fusi orari di tutto il mondo

Se sei una nomade digitale che viaggia spesso e lavori con il tuo paese d'origine o se lavori in un'azienda multinazionale ti può essere molto utile aggiungere l'orologio mondiale al tuo Google Calendar.

É molto semplice da attivare.

Fai click sull'ingranaggio e poi su Impostazioni

Scorri fino ad Orologio Internazionale e selezionalo

Puoi aggiungere tutti i fusi orari che ti interessano e li ritroverai nella parte sinistra del tuo calendario.

7. Reminder evento in vari formati

Un'altra funzione organizzativa molto utile è la possibilità di definire il formato della notifica per ricordarti di un evento importante che hai in calendario. Inoltre puoi inserire varie notifiche ad orari diversi.

Ad esempio puoi impostare di ricevere una mail il giorno prima o la settimana prima di un appuntamento, in modo da ricordarti per tempo se devi prepararti per quella attività e poi ricevere una classica notifica 10 minuti prima dell'evento stesso.

8. Aggiungi le tue attività da svolgere a Google Calendar

Questa funzione è perfetta se ti piace organizzare le tue attività e i tuoi progetti con delle liste.

Con l'estensione Tasks puoi avere sottomano l'elenco delle tue attività e integrarle direttamente nel tuo calendario. Queste due funzioni combinate ti aiuteranno a gestire meglio il tuo tempo e la tua routine quotidiana.

Ecco come aggiungere Tasks a Google Calendar:

Sul lato destro del calendario seleziona la seconda icona dall'alto ti si aprirà una tab laterale. Quindi fai click sul pulsante "Inizia" poi su "Aggiungi un'attività".

Sotto l'icona della matita, potrai aggiungere date di scadenza e attività secondarie per i singoli progetti.

9. Aggiungi le tue note a Google Calendar

Invece di utilizzare le note del cellulare o mille post-it, puoi salvare le tue note direttamente sulla tab laterale di Google Calendar e averle quindi sempre sott'occhio.

L'estensione Keep ti permette di avere tutte le tue note ordinate, classificarle con diversi colori, aggiungere delle immagini, condividerle con qualcuno o ancora fissare un promemoria.

Ecco come aggiungere Keep a Google Calendar:

Sul lato destro del calendario seleziona la prima icona dall'alto ti si aprirà una tab laterale.

Quindi fai click su "Scrivi una nota". Una volta creata la nota puoi cliccare sui tre puntini e aprirla in Keep.

Ti si aprirà una pagina in cui potrai modificare la nota e aggiungere tutte le opzioni disponibili.

10. Imposta il tuo orario lavorativo su Google Calendar

Se hai condiviso il tuo calendario con colleghi o clienti oppure lo hai inserito nel tuo sito per consentire a chiunque di prenotare una call è fondamentale impostare il tuo orario di lavoro, in modo da non avere riunioni in momenti della giornata in cui non sei disponibile.

Ecco come impostare l'orario di lavoro in Google Calendar (disponibile al momento su account aziendale):

Nel tuo calendario, fai click sull'icona a forma di ingranaggio "menu Impostazioni" e poi scorri verso il basso fino a "Orario di lavoro"

Fai click sul giorno o sui giorni della settimana in cui si lavora e imposta l'orario di lavoro per ogni giorno lavorativo.

Ora puoi iniziare ad utilizzare queste 10 funzioni per organizzare al meglio le tue attività. Buon lavoro!