20 consigli per rendere professionali le tue riunioni online

Lavorando da remoto i meeting online diventano un elemento fondamentale per comunicare con gli altri membri del tuo team o con i tuoi clienti, ma a volte possono essere un po’ complicati da gestire. 

Se ti sei trovata a dover lavorare in smart working durante il lockdown e hai dovuto organizzare d’improvviso molte video call, probabilmente avrai trovato qualche difficoltà iniziale e avrai rimpianto le vecchie riunioni dal vivo. In realtà, seguendo alcuni accorgimenti utili, ti accorgerai di come i web meeting, se ben gestiti, siano uno strumento utilissimo a chi lavora da remoto.

Quindi se non sai come fare a rendere più professionali le tue riunioni online, dai un'occhiata a questi suggerimenti per organizzarle al meglio.

Prima del web-meeting

• Fuso orario

  Se ti capita di lavorare in un team internazionale questo è un aspetto che non devi dimenticare. Se fissi tu una riunione controlla che l’orario scelto vada bene per tutti i partecipanti. Se invece sei un partecipante guarda bene in che formato è indicato l’orario della riunione, in modo tale da non perderla.

  Sembra un consiglio banale ma ti assicuro che mi è già capitato che una riunione saltasse perché uno dei partecipanti non aveva considerato il fuso orario. Ci sono dei tool gratuiti che ti permettono di fare la trasformazione immediata, come ad esempio World Time Buddy.

• Programma

  É molto utile inviare in anticipo il programma del web-meeting a tutti i suoi partecipanti. In questo modo potrai comunicare la durata della riunione e gli argomenti che verranno trattati, permettendo ai colleghi di preparare eventuali slide o aggiornamenti sul loro stato lavorativo.

• Videocamera

  Prima di avviare la riunione controlla sempre che la videocamera sia posizionata correttamente all’altezza degli occhi. Se utilizzi un laptop puoi inserire alcuni libri per rialzarlo oppure utilizzare gli appositi rialzi inclinati. Quando parli abituati a guardare in videocamera e non la tua immagine nello schermo ( lo so questa è un’abitudine naturale difficile da togliere ). In questo modo i partecipanti avranno la sensazione che tu li stia guardando direttamente e li faciliterà nel concentrarsi sul tuo discorso.

  Ricordati che la qualità degli strumenti migliora notevolmente la resa della video call, quindi se il tuo monitor o il tuo laptop non sono dotati di una videocamera di alta qualità prendi in considerazione l’idea di acquistarne una esterna. Lo stesso vale per auricolari, cuffie e microfono.

• Rumori di fondo

  Avere dei lavori in corso di fronte a casa o lavorare da un coworking rumoroso non aiuta di certo la qualità della riunione. Se non puoi eliminare del tutto i rumori di fondo, puoi cercare di attutirli il più possibile.

  Ti saranno d’aiuto le cuffie con cancellazione del rumore oppure un’app creata ad hoc per questo problema: Krisp che ti permette di rimuovere tutto il rumore di fondo proveniente da te o dagli altri partecipanti alla videoconferenza.

• Background

  Se hai una stanza della casa adibita ad ufficio è importante scegliere uno sfondo bianco o una libreria con pochi oggetti ordinati dietro la scrivania, perchè ti sarà sempre utile durante le riunioni online.

  Se invece devi ritagliarti uno spazio all’occorrenza scegline uno con un muro libero come sfondo. In ogni caso evita sempre di avere la finestra o la luce proveniente da dietro alle tue spalle.

  In molti coworking hanno a disposizione delle stanze insonorizzate specifiche per le videochiamate. Se non sono disponibili evita le postazioni che danno le spalle all’open space dove si vedono altre persone e cerca una inquadratura il più neutra possibile.

• Distrazioni

  Prima dell’inizio del web-meeting assicurati di mettere il telefono in silenzioso, chiudi le porte e le finestre e fai sapere a chi vive con te che sei in una riunione e che non puoi essere disturbata.

• Illuminazione

  L’illuminazione migliore è quella data dalla luce naturale proveniente frontalmente dalla finestra. Se vuoi un aspetto ancora più professionale puoi utilizzare una ring light posizionata dietro la telecamera. In ogni caso prova sempre le luci prima di iniziare, in modo da poter regolare le impostazioni se necessario.

• Abbigliamento

  Una riunione online è importante tanto quanto una in ufficio, quindi vestiti di conseguenza. In generale quando lavori da remoto puoi prediligere qualcosa di leggermente meno formale ma sempre in linea con il dress-code aziendale o del settore.

• Postazione di lavoro

  Prima di iniziare posiziona sulla scrivania tutto quello che ti servirà durante la riunione. Penna e block notes per prendere appunti sono indispensabili, ma ricordati anche di tenere a portata di mano eventuali documenti utili (controlla gli argomenti che verranno trattati nella riunione) per evitare di doverti alzare per cercarli durante la riunione. Prendi anche dell’acqua da tenere a disposizione.

• Internet

  Controlla che la tua connessione sia stabile e se possibile preferisci la connessione via cavo rispetto al WI-FI. Se ti trovi in una postazione nuova fai un test per verificare la velocità della tua connessione, puoi utilizzare servizi gratuiti come Speedtest .

• Batteria

  Ricordati di ricaricare il tuo laptop o di lasciarlo attaccato alla presa per evitare che si spenga nel bel mezzo di una riunione: accade molto più spesso di quanto tu possa immaginare. Ricordati anche di ricaricare le cuffie wireless o gli AirPods.

• Tecnologia

  Prima di iniziare fai un test generale di funzionamento di tutti i supporti tecnologici: videocamera, microfono, ...

  Se non hai mai utilizzato il software che ospita la riunione online scaricalo ed effettua una chiamata di prova. Accade spesso infatti che al primo utilizzo sia necessario fare un controllo delle impostazioni.

  Se stai organizzando un web-meeting importante e sai che i partecipanti che devono intervenire non hanno dimestichezza con quel software fissa con loro una chiamata di prova il giorno prima.

• Programmi

  Assicurati di chiudere tutti i programmi e schede aperte sul tuo computer prima di avviare la riunione online. Ti consiglio di farlo per evitare di ricevere notifiche ma soprattutto perchè programmi in esecuzione in background possono rallentare la tua connessione. 

  Inoltre se pensi di dover condividere lo schermo durante la riunione controlla che sul desktop o nei segnalibri del tuo browser non ci siano elementi che non debbano essere mostrati ai partecipanti.

• Piano B

  Durante un meeting online può succedere che ci siano problemi tecnici inaspettati. Prepara sempre un piano B: un secondo software da utilizzare, un secondo canale di comunicazione dove contattare chi non è riuscito ad accedere oppure ha bisogno di maggiori spiegazioni perchè magari parla un’altra lingua, …

Durante il web-meeting

• Introduzione

  Se ci sono più partecipanti considera che i primi 5 minuti verranno utilizzati per permettere a tutti i partecipanti di sistemarsi e per aspettare i ritardatari. Quindi prima di iniziare con il programma in agenda assicurati che tutti siano collegati e che riescano a vedere e sentire al meglio.

• Regole

  Se sei l’organizzatore della riunione comunica subito alcune regole basilari in base al tipo di riunione. Alcuni esempi: chiedi ai partecipanti di disattivare l’audio quando non parlano, chiedi a tutti di mettere i telefoni in silenzioso, chiarisci se le domande possono essere effettuate durante la conferenza oppure annotate e fatte tutte alla fine, chiedi ai partecipanti di prendere parola con i tasti di alzata di mano per evitare sovrapposizioni con chi sta parlando.

• Coinvolgere

  Le riunioni, specie quelle lunghe possono diventare davvero noiose, per questo motivo è importante coinvolgere i partecipanti. Ecco alcune idee utili: chiedi delle opinioni ai singoli partecipanti o fai dei sondaggi, usa molti elementi visivi come grafici, immagini, piccoli video.

• Tempi

  Per mantenere alta l’attenzione dei partecipanti cerca di rendere la video conferenza il più breve possibile. Concentrati sui punti principali da trattare e, nel caso la discussione sfugga in digressioni, riportala al punto principale. Se i membri del team di lavoro o i relatori devono intervenire per dare ognuno un aggiornamento imposta un tempo predefinito per ogni intervento. Controlla che vengano rispettati i tempi assegnati e intervieni se hanno bisogno di molto tempo in più.

• Problemi tecnici

  Se la connessione internet dovesse darti dei problemi e dovessi disconnetterti cerca di non disturbare lo svolgimento della riunione: rientra semplicemente nell’aula virtuale senza interrompere il discorso per spiegare cosa è successo nel frattempo. Se ti sei persa un pezzo saliente del discorso aspetta la fine della discussione per chiedere eventuali chiarimenti. 

Dopo il web-meeting

• Documenti

  Dopo aver chiuso l’aula virtuale ricordati di mandare una mail con gli eventuali documenti che sono stati prodotti durante la riunione, oppure caricali sul cloud in modo che tutti possano accedervi.

Tieni a mente i consigli che hai appena letto, ti permetteranno di evitare la maggior parte dei problemi che rendono le riunioni online problematiche. Con l’aiuto di tutti i partecipanti, le riunioni online possono diventare molto piacevoli e produttive.