Smart working : i consigli utili per iniziare a lavorare da casa
Finalmente hai avuto la possibilità di lavorare da casa ma ora, tutto ad un tratto ti sembra di non riuscire più a gestire il lavoro come eri abituata a fare in ufficio?
Ti sembra di lavorare di più e di non riuscire ad organizzare tutte le altre attività personali anche se hai più tempo a disposizione?
Stai tranquilla: É NORMALE !
Prima eri abituata ad un modo di lavorare “tradizionale” : un ambiente di lavoro già organizzato, persone che controllano i tuoi orari e quello che fai e poi all’improvviso il tuo datore di lavoro si fida di te per portare a termine il tuo lavoro.
Non importa più dove, quando o come lavori… quello che conta è che il tuo lavoro venga svolto e che sia di qualità.
Per farlo hai necessariamente bisogno di organizzare al meglio la tua giornata lavorativa.
Se hai appena iniziato a lavorare in smart working o lo stai facendo già da un po’ di tempo non cambia molto, finché non avrai una chiara idea su come procedere ti sentirai inevitabilmente schiacciata da questa nuova realtà e non riuscirai ad apprezzarne i tanti aspetti positivi.
Allora non perdere tempo e metti in pratica i suggerimenti che troverai qui sotto per rendere la tua giornata lavorativa da remoto davvero organizzata e produttiva.
“Un’ora di pianificazione ti fa risparmiare tre ore di esecuzione”
Adotta una pianificazione settimanale
La cosa più importante da fare se lavori in smart working è crearti una buona pianificazione settimanale.
Ti spiego come strutturarla al meglio:
Pianifica un’intera settimana in anticipo.
Avere la libertà di impostare il proprio orario di lavoro è sicuramente un vantaggio ma, allo stesso modo, può essere una disgrazia se non sai come farlo. Infatti da una parte ti permette di programmare i tuoi appuntamenti privati quando ne hai bisogno e scegliere di lavorare negli orari in cui ti senti più produttiva. D’altra parte avere troppa flessibilità fa sì che la tua produttività giornaliera diminuisca drasticamente.
L’ unica soluzione è aver programmato tutte le attività precedentemente, a inizio settimana.
Metti a calendario in che ora ed in che giorno esatto svolgerai una determinata attività assicurandoti di creare delle pianificazioni realistiche.
Nel caso in cui tu non riesca a completare tutte le attività previste per una giornata puoi riprogrammarle per la prima fascia oraria disponibile.
Pianifica le scadenze di alcuni progetti e ricordati sempre di dare un ordine di priorità alle attività da svolgere.
Come fare nella pratica?
Ci sono diversi metodi, sta a te scegliere quello che è più adatto alla tua personalità: puoi decidere di utilizzare un normalissimo calendario da tavolo o un’agenda per pianificare la settimana lavorativa, oppure puoi organizzarti con delle TO-DO LIST giornaliere ordinate in base alle priorità, o ancora puoi raggruppare le attività simili ed eseguirle tutte in una stessa sessione lavorativa, in modo da non perdere la concentrazione passando molto spesso da un progetto all’altro.
In ogni caso però ricordati sempre di non creare delle liste troppo lunghe: valuta bene che cosa puoi davvero svolgere in una determinato tempo, non cercare di strafare altrimenti la pianificazione non ha senso.
Controlla il programma la sera prima
Utilizza qualche minuto ogni sera per controllare cosa dovrai fare il giorno successivo.
Questo è un passaggio fondamentale per prepararti mentalmente alla giornata successiva ed evitare di perdere tempo la mattina.
Infatti svegliarsi la mattina e sapere già che tipo di giornata ti aspetta ti permette di non perdere tempo inutile per allinearti con le attività che andrai a svolgere.
Organizza le pause pranzo
Quando facevi la classica vita da ufficio probabilmente non avevi il problema della pausa pranzo perché ti recavi nella mensa aziendale oppure al bar o ristorante vicino al tuo posto di lavoro.
Beh, uno dei vantaggi di lavorare da casa è senza dubbio la possibilità di consumare cibo più sano e fresco.
Questo non significa che tu non possa decidere di passare la pausa pranzo in un bar o ristorante carino vicino casa, anzi ti consiglio di farlo, è un ottimo modo per staccare la spina.
In ogni caso, se non pianifichi i menù in anticipo ti ritrovi verso mezzogiorno a dover ancora pensare cosa cucinare, magari scoprire che ti manca qualche ingrediente e dover uscire ad acquistarlo, o peggio ancora decidere di smangiucchiare qualcosa al volo, saltando di fatto il pasto.
E anche se questa ti sembra una cosa da poco, in realtà una corretta e regolare alimentazione influisce anche sulla tua concentrazione lavorativa.
In più, se devi cucinare anche per gli altri componenti della famiglia che rientrano a casa per pranzo e non hai una pianificazione ti ritroverai a impiegare davvero troppo tempo e non riuscirai a finire le attività lavorative che hai programmato per il pomeriggio.
Crea la tua routine giornaliera
Ognuna di noi ha delle necessità diverse, a seconda del tipo di lavoro, delle attività private che si hanno durante la giornata, dal fatto che viviamo da sole oppure in coppia, dalla presenza di figli, ecc..
Ma ci sono alcune strategie che possiamo mettere in campo, adattandole alla nostra vita, che ci permettono di avere una giornata molto più organizzata e senza stress.
Eccole elencate:
Svegliati presto
Lavorare da remoto ti permette di pianificare il tuo lavoro nelle ore che preferisci, questo è un grande vantaggio che non puoi certi sprecare alzandoti tardi la mattina.
Tutti noi possiamo essere classificati in varie categorie (fino a 4) in base al cronotipo, ovvero la nostra caratteristica di essere più o meno attivi durante un determinato momento della giornata. La classificazione più semplice prevede una distinzione tra le cosiddette “allodole” che si alzano molto presto la mattina e che sono subito attive nella prima parte della giornata e le persone “gufo” che sono maggiormente attive e concentrate la sera e preferiscono andare a letto tardi. (Se ti interessa l’argomento ci sono diversi test che si possono fare per scoprire nel dettaglio il proprio cronotipo).
Ti consiglio di programmare le tue attività lavorative in base al tuo cronotipo di appartenenza, in modo da sfruttare al massimo gli orari in cui sei più produttiva. Io per esempio appartengo al secondo gruppo, ho sempre preferito studiare e svolgere i lavori di massima concentrazione e creatività nel pomeriggio/sera. Questo non significa però che debba perdere le ore della mattina a dormire, semplicemente in quegli orari preferisco dedicarmi ad altre attività extra-lavorative, ad allenarmi, oppure svolgo le attività lavorative più ripetitive e standardizzate.
Crea una morning routine
Creare una routine al mattino appena ti svegli è molto importante e può aumentare di molto la tua produttività.
Cosa puoi fare per dare una bella carica di energia alla tua giornata?
Potresti fare un breve allenamento, una sessione di yoga o di meditazione oppure andare a correre o a fare una camminata. A volte basta anche solo unire insieme alcune azioni che ti fanno stare bene come per esempio prepararti una tazza di the o caffè, ascoltare la tua playlist preferita, ecc… Segnati tutte le azioni che ti aiutano ad essere produttiva e motivata e costruisci così la tua personale morning routine.
Dopo un po’ di tempo il tuo cervello ricorderà questa procedura e attiverà in automatico il mood lavorativo.
Aumenta la produttività delle ore lavorative
Gli orari che sono dedicati al lavoro non devono subire interferenze esterne.
Non pensare di stendere i panni appena lavati, oppure di mettere a cuocere il pranzo e soprattutto non rispondere ai messaggi whatsapp non lavorativi.
Assicurati di eliminare tutte le possibili distrazioni: se non ti serve il telefono per lavoro mettilo in modalità aereo e disattiva le notifiche di tutti i social.
Se convivi o hai dei figli che sono in casa durante il tuo orario lavorativo, fai in modo che non possano disturbarti.
Se hai difficoltà a rimanere concentrata prova la tecnica del Pomodoro: fai degli sprint di lavoro di 25 minuti seguiti da una pausa di 3-5 minuti e dopo 4 o 5 sprint fai una pausa più lunga. Ci sono molte app che ti possono aiutare in questo, per esempio Forest.
Rispetta il dress code
Lavorare da remoto o in smart working non vuol dire assolutamente alzarsi dal letto e rimanere tutto il giorno in pigiama.
Facendo così il tuo cervello non percepirà un vero passaggio netto dal sonno alla veglia e sarà molto più difficile concentrarti sul lavoro e completare le tue attività lavorative.
Quello che ti può essere di grande aiuto è prenderti del tempo per prepararti, come se dovessi andare in ufficio.
Ovviamente non è necessario che ti metta il tailleur o i tacchi, basta un abbigliamento casual ma curato. Puoi decidere se truccarti o meno ma dedica comunque del tempo alla skincare e a sistemare i capelli.
Essere in ordine come se ti dovessi recare in ufficio ti aiuterà ad entrare nella modalità lavorativa e a concentrarti.
Organizza lo spazio di lavoro
L’ideale sarebbe avere una stanza libera da dedicare a vero e proprio home office, in questo modo riuscirai a separare ancora meglio l’ambiente lavorativo dal resto della casa.
Se però non hai così tanto spazio puoi ricavare una zona ufficio in salotto o in camera da letto.
Basta un angolo dove inserire una piccola scrivania e una cassettiera o alcune mensole, l’importante è che quello diventi il tuo spazio lavorativo privato.
L’importante è evitare di lavorare seduta sul letto o al tavolo della cucina perché in quel modo non crei separazione tra l’area dedicata al lavoro e quella dedicata alle altre attività: è una scelta controproducente sia per la concentrazione sul lavoro sia per i momenti di relax che dovresti svolgere in quegli spazi.
Trova del tempo per i colleghi
Anche se lavori da remoto o in smart working non sei da sola, puoi continuare ad interagire con i colleghi quasi come se foste nello stesso ufficio, programmando con loro delle riunioni settimanali, per esempio una riunione di team ogni lunedì.
Ti consiglio di rimanere in contatto quotidiano con i membri del tuo team, basta una semplice mail o una chat online per chiarire qualcosa, chiedere aiuto o dare dei suggerimenti. É molto utile anche far sapere agli altri il tuo orario di lavoro e quando invece sei fuori per una pausa. Ci sono molti tool che ti aiutano in questo.
Prenditi delle pause
Quando ho iniziato a lavorare da remoto su più progetti pensavo di avere abbastanza energia per poter lavorare tutto il giorno senza fermarmi, questo perchè non volevo sprecare neanche un minuto di tempo. Dopo un mesetto così mi sono dovuta fermare per forza un paio di giorni: il mio corpo non ce la faceva più.
Ognuno di noi ha bisogno di staccare la spina, le pause non sono una perdita di tempo, al contrario migliorano la nostra produttività.
Come organizzarle?
Fai una pausa più lunga per i pasti e delle piccole pause intermedie per sciogliere il corpo e rilassare gli occhi. Non serve tanto tempo bastano 10 minuti e inizierai la sessione di lavoro successiva con molta più energia.
Stacca la spina a fine giornata
Concludi la tua giornata lavorativa con una routine, così come l’hai iniziata, facendo qualcosa che crei un distacco netto tra il momento lavorativo e il meritato relax.
Bastano dei semplici gesti, come quelli che eri abituata a fare in ufficio, ad esempio spegni il pc, la luce dello studio e chiudi la porta alle tue spalle per segnalare al tuo cervello che la giornata lavorativa si è conclusa in quel momento.
Una volta chiusa la porta non essere tentata dal ritornare indietro per fare ancora un’oretta di lavoro extra.
Se lavorassi in ufficio non lo faresti.
Non cadere nella trappola di lavorare 7 giorni su 7 solo perché puoi farlo da casa.
É il momento di uscire !
Lavorare da casa senza avere dei colleghi intorno a te può farti sentire sola, per questo è molto importante avere almeno un appuntamento quotidiano fuori casa.
Per esempio, puoi decidere di lavorare mezza giornata da uno spazio di co-working, oppure fare pausa pranzo al bar o in palestra.
A molte persone in smart working capita di rimanere chiuse in casa per giorni a lavorare, senza avere interazioni sociali. Assicurati di non cadere in questa trappola del lavoro da casa e ricordati sempre di inserire nella tua pianificazione settimanale un numero sufficiente di attività extra-lavorative.
