3 modi per aumentare la produttività lavorando da remoto

Se vuoi lavorare da remoto senza stress e con successo devi trovare un modo per strutturare la tua giornata lavorativa. Se non lo fai la tua produttività e le tue prestazioni lavorative ne soffriranno.

Certi giorni sembra di avere un elenco infinito di cose da fare e spesso si va avanti ad oltranza per poter concludere tutte le attività. Oppure capitano delle giornate no, durante le quali vorremmo essere sdraiate su una spiaggia e non pensare a niente e così la mente vaga e ci distraiamo ogni 5 minuti.

A chi non è capitato?

Ecco, in questi casi è utile avere un metodo per non farci sopraffare dalle distrazioni ed essere più produttive.

Per lavorare al meglio da remoto dai un'occhiata a questi 3 consigli che mi sono stati e tutt'ora mi sono molto utili.

La cosa fondamentale è l'organizzazione, in particolare:

1. pianifica la tua giornata lavorativa

2. distribuisci il lavoro in fasce orarie

3. disattiva le notifiche

Ora andiamo ad approfondire ognuna di queste attività nel dettaglio.

Pianifica la tua giornata lavorativa in anticipo, stabilendo un ordine di priorità con il quale affrontare le attività.

Prima di poter iniziare una giornata lavorativa a distanza è importante prepararla, in particolare dovresti iniziare dalla pianificazione della tua settimana lavorativa.

Questo è senza dubbio uno dei consigli più importanti per lavorare da remoto: pianifica sempre il tuo lavoro e trattalo con la massima priorità.

Avere la libertà di poter impostare il proprio orario di lavoro è una grande fortuna ma bisogna avere delle regole per non perdersi.

Una volta alla settimana prendi carta e penna o il tuo calendario online e pianifica i tuoi prossimi 7 giorni.

Inizia scrivendo in che giorno e a che ora svolgerai le tue task.

Assicurati di trattare tutte le task che hai da fare con la stessa importanza. Crea programmi realistici a cui puoi attenerti.

Nel caso in cui tu non sia in grado di completare ogni attività della giornata, pianificala per la giornata successiva.

Pianifica le scadenze e dai un ordine di priorità alle attività che devi svolgere.

Personalmente uso Google Calendar per annotare e tenere traccia delle mie attività quotidiane e settimanali.

In passato mi sono anche trovata a lavorare con singole TO-DO List giornaliere dove annotavo, ad esempio, 3 attività che dovevo svolgere e 3 attività aggiuntive bonus da svolgere nel caso avanzassi del tempo.

Prova entrambe le strategie e vedi cosa funziona meglio per te.

Consiglio Extra:

Io utilizzo la tecnica del batching. Ciò significa che cerco di raggruppare molte attività simili e di eseguirle in una stessa sessione di lavoro.

Ad esempio, rispondo alle mie e-mail solo una volta al giorno (a meno che non sia qualcosa di urgente). Infatti fare un po' di tutto ogni giorno non è l'idea migliore in termini di produttività perché hai costantemente bisogno di concentrarti su una nuova attività o su di un nuovo progetto.

Conoscere il tuo programma e sapere cosa dovrai fare in un determinato giorno aiuta molto a iniziare la giornata in modo organizzato e quindi a ridurre lo stress. Io di solito la sera prima do un'occhiata veloce al programma del giorno successivo: mi aiuta a prepararmi mentalmente.

É molto più comodo svegliarti al mattino e sapere già esattamente quale sarà il programma della giornata: hai una videochiamata per la quale devi prepararti? Oppure devi scrivere un contenuto importante e hai bisogno di un bel caffè forte per iniziare con la massima energia? Qualunque sia la tua giornata lavorativa è di grande aiuto conoscere in anticipo le tue task.

Distribuisci le attività che hai da fare in fasce orarie intervallandole con delle pause

Il time blocking è uno dei sistemi di gestione della produttività più popolari per i lavoratori da remoto perché ti fornisce una struttura senza che tu debba cambiare drasticamente il tuo modo di lavorare. Tutto quello che devi fare è bloccare gli orari durante la settimana per completare tutti i tuoi progetti.

Una volta che hai un elenco di tutte le attività che devi svolgere, puoi iniziare a suddividere il tuo calendario.

Il primo passaggio consiste nell'aggiungere tutte le riunioni e le altre attività che hanno un orario fisso. Successivamente stima quanto tempo impiegheranno i tuoi progetti rimanenti e aggiungili al tuo calendario.

Mentre lo fai, tieni a mente qual è il livello di urgenza di ogni singolo progetto.

Blocca il tempo per completare le tue attività prioritarie all'inizio della settimana in modo che eventuali eventi imprevisti non facciano saltare i tuoi piani. Quindi inserisci le attività che hanno scadenze più lunghe o flessibili.

Lavorando da remoto per lunghi periodi capita a tutti di lavorare troppo o di isolarsi, questo perché non ci sono motivi importanti per fare delle pause.

É quindi fondamentale programmare delle pause durante il giorno per il tuo benessere. Di solito programmo una pausa ogni ora e mezza di lavoro, ma ognuno ha necessità diverse, anche in base al tipo di attività svolta.

Ecco alcuni esempi di pause che puoi aggiungere al tuo programma: se sei da sola organizza una videocall con i colleghi durante la pausa pranzo, oppure esci 10 minuti per una breve passeggiata, o ancora dedica una decina di minuti a esercizi di stretching.

Non importa cosa fai durante le pause, l'importante è che tu distolga brevemente la mente dal lavoro, in modo che il tuo cervello abbia la possibilità di rilassarsi e successivamente tu possa riprendere il lavoro con più carica.

Consiglio Extra:

Come sono i tuoi livelli di energia durante la giornata?

Se sei una persona mattiniera, prenota le ore del mattino per i tuoi progetti che richiedono la massima concentrazione e durante gli orari pomeridiani organizza le riunioni oppure delle sessioni di risposta alle e-mail o altre attività che richiedono meno energia mentale.

A seconda di quanto sia dinamico il tuo carico di lavoro, puoi assegnare blocchi di tempo più piccoli a ogni singolo progetto su cui devi lavorare oppure creare blocchi più lunghi per i progetti principali e utilizzare il resto del tempo per le attività urgenti di ogni giorno.

Disattiva tutte le notifiche: sono la fonte primaria di distrazione, soprattutto mail e social

Con quale frequenza ricevi notifiche durante il giorno?

Pensa a tutto: dalle notifiche whatsapp, alle telefonate, al bip che accompagna l'arrivo di una nuova e-mail.

Se, come la maggior parte di noi sei bombardata da notifiche, che tu te ne renda conto o meno, stai uccidendo la tua produttività.

Le notifiche sono la causa numero 1 della tua distrazione.

Che si tratti del popup, di un numero rosso sulla tua app preferita, di una vibrazione o di una notifica sonora, questi avvisi sono progettati per attirare la tua attenzione e quindi sono praticamente impossibili da ignorare.

Se stai lavorando su qualcosa di importante, la tua attenzione andrà alla deriva e la tua efficacia diminuirà immediatamente.

Alcuni studi hanno dimostrato che occorrono 23 minuti interi per recuperare la concentrazione dopo una distrazione, il che significa che ogni nuova notifica potrebbe compromettere la piena concentrazione per almeno 23 minuti. Sì perchè, naturalmente, queste distrazioni temporanee sono solo l'inizio: spesso, le notifiche portano ad una serie di azioni che ti rubano tempo.

Come fare allora per non perdere la concentrazione?

Inizia ad avere la gestione delle notifiche che ricevi.

Ad esempio, su una piattaforma di project management, sei tranquillamente in grado di disattivare le notifiche per "tutti i nuovi aggiornamenti" e ricevere notifiche solo quando il tuo nome viene taggato.

Puoi anche disattivare le notifiche per app non importanti, come app di social media o notifiche web, e lasciarle attive solo per la posta elettronica.

Oppure puoi alternare fasce orarie o giornate "focus" con notifiche disattivate ad altre con più possibilità di interruzione.

Ad esempio, puoi disattivare le notifiche ogni giorno dalle 9 alle 13 ed etichettare questo orario come "full immersion", notificando ai tuoi colleghi o al tuo team che non sei disponibile durante questo periodo, oppure riservare un giorno intero ogni settimana per lavorare senza notifiche.

Consiglio Extra:

Se disattivare tutte le notifiche ti fa stare in ansia, riserva un canale per le emergenze.

Puoi impostare il telefono per ricevere solo i messaggi da un determinato numero, oppure riservare una chat disponibile solo per alcuni contatti. Disattiva le notifiche per tutto tranne che per questo canale di emergenza, così puoi lavorare in tranquillità sapendo che sei raggiungibile per le persone e le cose importanti e tutto il resto può aspettare.